公務員になってから１番最初の仕事は、新採研修のレポートを作成することになる場合が多いです。
『報告書を作成しておいてね』と言われたらどうすれば良いのかについて、具体的にまとめています。
最後に簡単な例文も１つ書いているので、参考にしてください！
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復命書とは何？
公務員の世界での復命書は、報告書とほぼ同じ意味になります。
『研修の報告書として、復命書を起案する』ことが多いです。
簡単にご説明すると
- 出席すべき会議に、ちゃんと出席しましたよ
- 内容は、こんな感じでしたよ
とWordなどを使ってまとめて、もらった添付資料と一緒に上司に報告する書類を作成することです！
復命書は何のために作成する？
- 出席したという、事実確認のため
- 旅費を請求するため
- 会議の情報を共有するため
主な目的は、上の３つです。
公務員は色々と厳しい面もあるので、万が一「復命書を作成していない会議」の旅費を請求していることが明らかになれば、不正請求を疑われる可能性があります。
また、会議には所属部署で代表して１名などの出席になることが多いです。
報告書によって、課内や後任に情報を正確に共有するという目的もあります。
ちなみにこの目的を考えると、新採研修の報告書はあまり重要視されないことが分かるかと思います。笑
上司にもよりますが、新採研修の復命書は『作成すればOK』な部署も多いです。
とりあえず『報告書をつくる』ことが大事な目的になるので、誤字・脱字には気をつけて以下のポイントを参考に作成してみてください🍄
過去の起案を確認する
まず復命書に限らず、起案を作成する鉄則は『過去の起案を確認すること』です。
公務員の職場では、過去に例のある事務手続きがとても多いんです。
新採研修の報告書もそうですが、数年前に先輩が作成した報告書がどこかにある場合が多いです。
起案の保管場所を探して参考にするのも、１つの方法かと思います。
また先輩に『どのように作成すれば良いですか？』とまずは聞いてみることがおすすめです🍄
報告書の作成方法は、自治体や配属部署によって違う点もあるかと思います。
先輩に質問すると「過去の似たような報告書のデータ」をくれることが多いです。
公務員の職場は、本当に「聞かないと教えてくれない先輩」が想像以上に多いです。
『ただ待っていても何も教えてもらえない』と頭に入れた上で、質問しやすい最初の時期に自分から積極的に質問することがおすすめです🍄
フォルダを検索して、以前のデータを参考にする
また、パソコン上のデータを自分で検索してみるのも方法の１つです。
公務員の職場では、デスクトップファイル以外は、共有フォルダに保存されていることが多いです。
共有フォルダの１番上で「研修 復命書」など、作成したい書類のキーワードで検索すると、似たようなデータが見つかることがあります。
ただし、その場合は以下の３点には注意するようにしてください🍄
- 過去の起案は、様式が変わっている場合がある
- 元のデータを変更しないように、注意する
- 先輩の報告書は、あくまでも参考にする
復命書（報告書）を作成する３つのコツ
復命書の起案書類は、以下の順番で作るのが無難かと思います。
- 起案の１枚目
- 報告書
- 添付書類
起案の１枚目については、必ず自治体ごとに決まった様式があります。
参考までに、中身となる「報告書」を作成するコツを３つ以下にまとめています。
事実だけを書く
報告書は感想文ではないので、基本的には事実だけを書けば大丈夫です。
- 研修の流れ
- 研修の内容
について「大学のレポート」のようなイメージでまとめると良いかと思います。
口調は「ですます調」を避ける
基本的には「ですます調」は避けるのが無難だと思います。
公務員の職場では「復命書」と「議事録」は別物だということも覚えておくと役立つかと思います。
部署や上司にもよりますが、議事録については「内容をそのまま文字起こし」することもありました。
新採研修などの一般的な報告書については、上司から特に指示がない限りは「ですます調」を避けて、内容を完結にまとめて提出するのが無難かと思います🍄
「大見出し」と「中見出し」を意識する
内容をまとめるコツは「タイトル⇒本文」の構成を繰り返して、１つの報告書にすることです。
特に新採研修や一般的な会議などでは、１日のうちに５個～６個の区切りをつけて講義を行う場合が多いです。
その講義の流れを、そのまま報告書にまとめていくことを意識しましょう🍄
報告書の例
報告書については、もし部署ごとに「ひな形」がある場合は、それに合わせて作成しましょう。
特にひな形がない場合は、大学のレポートと同じような形で作成すれば大丈夫です。
「大学のレポート」と言われてもあまり想像がつかない方に向けて、最後に１つ例を書きますが、あくまでも参考にしてください。
復命書として提出する「研修内容の報告書」については、自治体や部署ごとに異なる点が多いです。
基本的には、同じ係の先輩の起案文書を観察して、似たような書類を作成するようにしてください🍄
〇 研修担当者からの挨拶
担当者から、研修の趣旨および目的について、以下のとおり説明があった。
この研修においては～...
〇 住民対応について
住民対応における注意点について、以下の５点について講義を受けた。
① 言葉遣いについて
自治体職員として～...
② 電話対応について
電話を受ける際は～...
〇 自治体の概要について
◆◆市の概要及び主要な施策について、以下のとおり講義を受けた。
① 観光施策について
◆◆市の観光客は～...
② 教育施策について
◆◆市の子育て世代については～...
１つの例として、参考にしてください。
とりあえず、見出しで内容を区切ればそれらしく見えます。
決まった様式がない場合は、とりあえず「読みやすさ」を意識して作成するのがおすすめです。
【窓口での対応について】など、カギ括弧をつかって区切っても良いかと思います。
また、公務員の職場での文章の書き方は独特だと思います。
働いているうちに感覚がつかめてくるとは思いますが、時間があるときに公務員の職場に特化した本を読んでおくのもおすすめです🍄
まとめ
以上が、報告書を作成するコツです。
最初にも書きましたが、新採研修の報告書は「作成すること」が１番の目的であることが多いです。
よほど変な上司でも「新採研修の報告書」は流し読み程度にしか見ないような気がします。笑
そのため、
- 読みやすい文章を心掛ける
- 誤字・脱字に気をつける
- 研修の資料をきちんと順番に並べて、添付する
ことを意識すれば充分かなと思います。
その上で、先輩や上司から指示があれば、そのとおりに修正すれば大丈夫です。
また、記事のリクエストをいただいた方、ありがとうございます^^
少しでも参考になれば幸いです🍄
クレーム対応のコツや多すぎる書類の整理方法は、次の記事にまとめています！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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