公務員の方におすすめの『パソコンのデスクトップ画面の整理方法』についてまとめています！
私が実践しているのは、最初に３つのフォルダを作成しておくという方法です。
① ショートカット集
② システム操作マニュアル集
③ 自分の名前フォルダ
管理方法をきちんと決めておかないと、気付いた頃にはデスクトップ画面が大量のファイルで埋め尽くされてしまいます。
どの部署でも使える簡単な方法をご紹介しているので、まずはこの方法で整理してみてください！
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デスクトップには３つのフォルダを設置する！
まず１番最初に、デスクトップ画面にフォルダを３つ作成します。
このフォルダを、引き出しのようなイメージで使います！
今後、新しいファイルは全てこの３つのどこかに保存するように意識しましょう。
担当業務に応じてどうしても足りない場合は、必要なフォルダを追加していただければと思います🍄
ショートカット集(リンク集)
★ 意外と盲点なのが『ショートカット集』！
まず１番最初に、ショートカットだけを全て保存するためのフォルダを作っておきましょう！
先輩から仕事を教えてもらうときに、
このファイルに入力してね～
などと言われたら、その場でショートカットを作成します！
そして作成したショートカットは、全てこの『ショートカット集』フォルダに入れておきましょう。
こうすることでショートカットが行方不明になる心配はなくなるし、同じショートカットを作ってしまうことも防げます。
なにより１つのフォルダにショートカットを集めておくと、目的のファイルを早く見つけることができます。
ショートカットをいくつもデスクトップに直保存している方は、１つのフォルダにまとめるだけでデスクトップ画面がすっきりと見やすくなりますよ🍄
システム操作マニュアル(Excel)
★ Excelを使った業務の手引きは１つのフォルダにまとめよう！
２つ目は『システム操作マニュアル』というフォルダを作りましょう！
このフォルダは、業務上システム操作を覚える必要がある方は作っておくと便利ですよ。
システム操作の流れは、スクショを撮って、それをExcel ファイルとして保存しておくのがおすすめです。
私は先輩から教えてもらうときは、とりあえずノートにメモをとります。
そして、その後すぐに自分で操作しながらスクショを撮ります。
このとき分からない操作があれば、すぐに先輩に質問するようにすれば後々安心かなと思います🍄
簡易マニュアルのファイル名
Excelファイルのタイトルは『日付+内容』で統一しておくことをおすすめします。
このようにしておくと、日付順でファイルが並ぶので便利ですよ。
おそらく課内で共有のデータも、このような形式で整理されていることが一般的かなと思います🍄
自分の名前フォルダ(Word+PDF)
最後の名前フォルダの中には、さらに次のフォルダを作成します。
① 業務のメモ用のフォルダ
② 自分用のスキャン保存フォルダ
このフォルダには、その他の全てのファイルを保存します。
たとえば、業務に関する備忘録を自分でWordでまとめた場合。
そのときは『20230201_電話対応の注意事項について』などとタイトルをつけて『業務メモ』フォルダに保存しておきます。
また、公務員の職場では回覧資料がたくさん回ってきます。
印刷するほどでもないけれど、手元には残しておきたいな～
いう書類があった場合は、スキャンしてPDFデータとして保存しておきましょう。
PDFタイトルは『20230110_ゴミの分別について』など、内容が分かるタイトルを自分でつけましょう。
先ほどと同じく、全てのファイルを『日付+内容』で管理する習慣をつけておくのがおすすめです🍄
デスクトップ画面を整理するべき理由
デスクトップの管理方法を決めておかないと、
① 目的のファイルを探すのに時間がかかる
② とりあえずデスクトップに落としたファイルが見つからなくなる
③ 同じショートカットを保存してしまう
などにより、仕事の効率が大きく下がってしまいます。
公務員の職場では『取り急ぎデスクトップにファイルを保存する』ということが意外と多いです。
『デスクトップの画面全てがファイルで埋まっている』という人がたまにいるくらい、仕事では多くのファイルを扱います。
最初にデスクトップ画面の保管方法を全く決めずに仕事をスタートしてしまうと、結局は後で自分が困ります。
少しの工夫で仕事の効率も上がるので、ぜひ実践してみてください🍄
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まとめ
私のブログで紹介している方法は、どれもとても簡単です！
共通しているのは、どれも時間的なコスパを１番重視していることです。
『紙の書類の整理方法』や『クレーム対応術』なども、時間的なコスパを優先した方法をおすすめしています。
公務員の仕事は、本当に忙しいです。
私が配属された部署は、とにかく時間が足りない部署ばかりでした。
みなさんも何をするにしても、時間的なコスパを最大限に優先するのがおすすめです。
あくまでも自分自身のために、効率の良い方法を１つ１つ固めてみてください🍄
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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