公務員１年目の方が知っておくべき『７つの心得』について解説しています！
『元気よく挨拶をする！』などではなくて、
後で自分が困らないための心得
として私自身が最初に知りたかったことを中心にまとめています。
公務員の世界では、手取り足取り教えてくれる先輩は少ないので、ぜひ参考にしてください！
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- デスク周りを自分で整える！
- デスクトップ画面は常に整理しておく！
- 本を読む！！！
- 積極的に電話に出る！
- 明日には忘れる前提でメモをとる！
- 疑問点はすぐに質問する
- 先輩の優しい言葉は信用しない！
- まとめ【心得として知っておくことが大事】
デスク周りを自分で整える！
デスク環境は仕事の効率に直結する
★ 机の上は必ず自分で整える！
公務員の職場では『デスク周りは自分で整える』と思っておいたほうが良いです。
配属先が決まったら、まずはデスク環境を整えましょう！
備品は最低限しか用意されていないので、自分が使いやすい文房具類を早い段階で準備するのがおすすめです。
ちなみに人事異動のときは、その文房具ごと異動する人が多いです。
仕事ができる人ほど、自分のデスクは自分で整えています。
デスク環境は仕事の効率に直結するので、用意された状態のデスクをそのまま使い続けるということは避けるようにしましょう！
おすすめの便利グッズ！
★ 文房具はどう使うか大事♪
次の記事に『これは必需品！』というおすすめ文房具類を厳選して紹介しています！
公務員の職場での便利な使い方も合わせて解説しているので、ぜひ参考にしてください♪
デスクトップ画面は常に整理しておく！
デスクトップの管理方法を決めておかないと、
① 目的のファイルを探すのに時間がかかる
② デスクトップ保存のファイルを見つけられない
③ 同じショートカットを保存してしまう
などにより、仕事の効率が大きく下がってしまいます。
公務員は「デスクトップ保存」をよく使う
★ 取り急ぎデスクトップにファイルを保存できる状態をつくろう！
公務員の職場では『取り急ぎデスクトップにファイルを保存する』ということが意外と多いです。
窓口対応や上司からの急な指示が多いので、ダウンロードする段階で保存先フォルダを決めるということが難しいんです。
そして『デスクトップの画面の全てがファイルで埋まっている』という人が本当にいるくらい、仕事では多くのデータを扱います。
大事なのは、次の流れを守ることです！
① とりあえずデスクトップに保存する
② 保存したデータはその日のうちにフォルダ内に格納する
これを実践するためには、データの管理方法をきちんと決めておくことが必要です！
簡単にできるおすすめのデータ管理術！
★「データ管理術」は誰も教えてくれない！？
公務員の職場では必須になる「パソコンデータの管理術」ですが、これを教えてくれる先輩は本当に少ないと思います。
① フォルダ名のつけ方
② ファイル名のつけ方
③ 自分用のマニュアルの作り方
など私が実践している簡単な方法を、詳しく解説しています！
最初にデスクトップ画面の保管方法を全く決めずに仕事をスタートしてしまうと、結局は後で自分が困ります。
少しの工夫で仕事の効率は上がるので、ぜひ実践してみてください♪
本を読む！！！
★ 知識を増やすことを常に意識しよう！
公務員１年目の方は、必ず本を読む習慣をつけましょう！
１日１０分でも大丈夫です。
スマホ時間を１０分だけ読書時間に置き換えると、１年後には驚くくらいの知識が手に入ります。
公務員の世界では、より多くの知識を自分の中に持っておくことが大切です。
窓口対応で怒鳴られたり、上司から詰問されたときに、自分で自分を守ることができるからです。
１年目から読書習慣をつけるかつけないかで、その後の大変さが本当に変わります。
本当に１０分で良いので、自分の知識を増やす習慣を必ずつけておきましょう。
担当業務に関連する本を読む
でもどんな本を読めばいいのか分からないんだけど...
という方は、まずは「公務員として知っておくべき基礎知識」から手に入れましょう。
こちらの記事で、１年目の方におすすめの本をご紹介しているので参考にしてください！
基礎知識が手に入ったら、次は担当業務に関係のある本を読むのがおすすめです。
① 法律の解説本
② 雑学本
のどちらかがおすすめです。
公務員はどの部署でも、法律に基づいて業務をすすめていきます。
業務で扱っている法律に関する本が必ずあると思うので、１度は読んでおきましょう。
そして雑学本ですが、たとえば福祉や教育系の部署に配属された方は、関連書籍や漫画がたくさんあるので手にとってみましょう。
観光系の部署なら、自分の自治体の観光本を読んでみるのも良いかと思います！
どの本を選んでも、自分の知識が増えることにつながります。
あまり難しく考えず、とにかく本を読む！！ということを毎日の習慣にしてみてください♪
タスク管理について勉強する
★ Kindleでビジネス書を一気読みするのがおすすめ！
公務員の職場では「基本的な仕事の進め方」や「スケジュール管理術」を教えてもらう機会がほぼありません。
業務量が多い人ほど、タスク管理に関する本を自ら読んでおくことがとても大切になります。
といってもビジネス書は高いので、私のおすすめはKindle Unlimitedを使って一気に読み漁るという方法です。
Kindle Unlimitedでは30日間の無料体験があるし、２回目以上の人に対しても定期的にキャンペーンを実施してくれています。
私はキャンペーンのたびに登録して、１か月間で大量のビジネス書を読んだりしています♪
また通勤時間にAmazonオーディオブックを聞き流すのもおすすめです♪
大事なノウハウは、本を変えても繰り返し紹介されていることが多いです。
ビジネス書については、一定期間に複数冊を読むようにすると、効率的に知識を吸収することができますよ♪
こちらの記事でおすすめの本をご紹介しているので、合わせて参考にしてください！
積極的に電話に出る！
★ 電話に出るのは、あくまでも自分のため！
公務員１年目の方は、積極的に電話をとりましょう。
仕事を覚えながら電話に出るのは大変ですが、これはあくまでも自分のためということは絶対に知っておいてください！
自分のために電話に出たほうが良い理由
慣れるまで電話に出たくないんだけど...
という方！
私も電話が苦手なので、気持ちはとてもよく分かります。笑
ただ電話が苦手な人ほど、１回でも多く電話をとっておいたほうが良いです！
その理由は、おそらく半年もしないうちに、自分１人で電話対応をしなければいけない時が必ず来るからです。
先輩がみんな休みということはまずありませんが、公務員は夏季休暇もあります。
おそらく７月～９月は、先輩方が交代で休みをとります。
それに窓口対応や会議が重なったりして「たまたま自分しか席にいない」というタイミングが必ず訪れます。
電話が苦手な方は、次のどちらがマシかを１度考えてみてください。
① 自分しかいないときに電話に出る
② 今、電話に出る
私はこう考えて、新しい部署に異動になったときも、電話はなるべくたくさんとるように心がけていました🍄
新人さんのための電話対応マニュアル！
★ 公務員の電話対応にはコツがある！
長く公務員を続けていると、一定のコツを身に付けることができます。
① 便利な定例文
② クレーム対応術
③ 名前を聞いただけで怒られたときの対処法
など色々な内容を記事にしているので、よければ合わせて参考にしていただけると幸いです！
明日には忘れる前提でメモをとる！
人間は絶対に忘れる生き物
★ メモは殴り書きで良いのでとにかく書く！
公務員の職場では、新しく覚えることがとても多いです。
部署によっては、電話や窓口対応もあるので、毎日メモすることがたくさんあります。
大事なことは、
明日には絶対に忘れている
という前提でメモをとることです。
ちなみに人間は、翌日には７割のことを忘れるようにできているそうです。
自分の記憶力を信用するのは、絶対に辞めておきましょう！
メモをとるコツは、とにかく殴り書きでいいから、書ける情報を書きまくることです。
綺麗に書こうなどと、頑張る必要はありません。
読めるか読めないかくらいの汚い字でも、書いてあるということが大事なんです。
メモの取り方＆整理方法！
★ メモは備忘録に進化させる！
メモは、基本的にはノートに殴り書きがベストです。
そして遅くても１週間以内には、そのメモを備忘録に進化させることが大切です。
とはいっても、公務員の仕事は本当に忙しいです。
おそらく毎日が時間との闘いです。
メモを備忘録に進化させることに、多くの時間を使っていては本末転倒です。
大事なことは、困ったときに自分がすぐに調べられる状態をつくることです。
次の記事で、紙の書類の整理方法やメモの取り方についてまとめています。
時間的なコスパがとても良い簡単な方法なので、ぜひ実践してみてください！
疑問点はすぐに質問する
１年目はとにかく質問するべき理由！
★ 日に日に質問しにくい空気感になる
気になることは、１日でも早く質問するよう心掛けましょう！
公務員の職場では『１年目を１年目扱いしてくれる期間』が意外と短いからです。
おそらく、公務員には人事異動があるからだと思います。
『公務員１年目』と『部署１年目』を同じ目線で見る人がいるくらいです。
先輩が忙しそうなら、聞きたいことをまとめて、一気に質問するのがおすすめです。
質問したいことが３つほどあるので、お手すきのときに教えていただいてもいいですか？
と事前に相談しておきましょう。
そしてこれをしても、嫌な顔をする先輩もいるでしょう。
でも自分の心を奮い立たせて、気にしないように頑張りましょう。
そういう先輩ほど、疑問点を質問する習慣をつけておかないと、後からもっと嫌な顔をされるだけです。
質問するのも仕事のうち！
質問をすることでお給料をもらっている！
くらいに考えて、疑問点はすぐに質問するよう心掛けましょう。
公務員は変わった人が多い？
公務員って変わった人が多くない？
もちろん良い人もたくさんいるのですが、公務員の職場には10人に１人くらいの割合で、本当に変わった人がいるように思います。
① 質問しただけで怒る人
② 特定の人しか返事をしない人
など、実際に遭遇したことがあります。
私の失敗談を次の記事に書いているので、よければ何かの参考にしてください🍄
ちなみに『報連相が大事』とよく言いますが、公務員の世界では、これは半分本当で半分は嘘だと思っておいたほうが良いです。
実際は先輩や上司も忙しいことが多いので、報連相をしすぎると良く思われません。
優先すべきは、『相』の部分です！
最初のうちは『報告・連絡』の時間を節約してでも『相談』を優先するのがおすすめです！
先輩の優しい言葉は信用しない！
家で勉強とか全然しなくても大丈夫だよ～少しずつ覚えていけばいいから♪
と新人さんには優しい言葉を伝えてくれる先輩は、意外と多いです。
でもこれは『公務員の伝統文化』のようなものなので、あまり信用しないことをおすすめします！
嘘だから
① 家で勉強しなくても良い
② 何回でも質問してもいい
③ とりあえす印鑑を押しておけばいいよ～
まずこれら言葉は、信じてはいけません！
え、嘘なの！？
正確には嘘ではないのですが、嘘だと思った方が良いです。
その理由は、結局困るのは自分だからです。
困るのは自分...！
公務員は、新人さんには優しくしようという雰囲気が強いんです。
初日のお昼休憩に声をかけてくれたり、デスク周りの備品集めを手伝ってくれる先輩も多いです。
上司も
新人さんの面倒見てあげてね！
と根回ししてくれていることが多いです。
ただし先ほども書きましたが、公務員は『１年目を１年目扱いしてくれる期間』が短いんです。
部署によっては、１週間で終了することもあるくらいです。笑
仮に教育係の先輩が本当に優しかったとしても、管理職や他の先輩は、早い段階であなたを他の先輩方と同じ扱いをしてきます。
先ほどの「先輩の優しい嘘」は、こちらです。
① 家で勉強しなくても良い
② 何回でも質問してもいい
③ とりあえす印鑑を押しておけばいいよ～
正しくは、こうなります！
① １日１０分でいいから本を読む
② 何回も質問しなくても済むように、メモから備忘録に進化させる
③ 疑問点は質問してから印鑑を押す
後から自分が困らないように、この違いはしっかりと理解しておくことをおすすめします！
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まとめ【心得として知っておくことが大事】
この記事でご紹介した『新人公務員の７つの心得』は次のとおりです！
① デスク周りを整える
② パソコンデータを正しく管理する
③ 本を読む
④ 積極的に電話に出る
⑤ メモから備忘録に進化させる
⑥ すぐに質問する
⑦ 先輩の優しい言葉を真に受けすぎない
最後にお伝えしたいことは、実践するのは１つずつで大丈夫ということです。
これを全て実践すると、
整頓されたデスクで、完璧なデスクトップで、日々知識を増やしながら、電話対応の経験も積んで、自分メモを整理して、先輩には果敢に質問を繰り返しながら、優しい言葉は真に受けない！！
という先輩もびっくりの、超ストイックな新人さんになります。笑
普通に無理なので、
これを少しずつ実践していけば良いんだな～
くらいでとりあえず心得として頭に入れておきましょう。
実際に行動にうつすのは、少しずつで大丈夫です🍄
ちなみに大きな声で挨拶をするとか、15分前に出勤するとか、そういう心得は逆に不要です！笑
実践すべきは『自分が楽をするための心得』です。
自分にとってメリットのある行動をとることで、少しずつ効率的に仕事をすすめることができるようになりますから🍄
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
他にも色々な記事を書いているので、合わせて読んでいただけると嬉しいです♪
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