新採さんに向けて、先輩方から教えてもらった話をメモするときのコツについてまとめています。
メモはとった後が大事なので、その後のメモの整理方法についても書いています！
新しく公務員になられたみなさんは、覚えることやメモすべきことがたくさんあって大変だと思います。
参考にしていただけると幸いです！
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自分だけの書類ファイルを１冊つくる
まずは、自分だけの書類ファイルを１冊つくっておきましょう！
公務員は、紙の書類がとても多いです。
最初に書類そのものの居場所を確定しないことには、日々増えていくメモを整理することができません。
とても簡単なおすすめの方法をこちらの記事でご紹介しているので、ぜひ参考にしてください！
具体的なメモのとり方！
では具体的なメモの取り方について、順番に解説していきます！
B5サイズのノートを１冊用意する
まずは、メモ用のノートを１冊用意します。
ノートのサイズは、B5サイズを選びましょう。
たまに小さなメモ帳をご用意される方がいますが、結果的にメモ帳の数が増えてしまうだけなので、一般的なB5ノートのほうが使い勝手が良いと思います。
おすすめは、B5ノートの40枚です！
一般的なノートは30枚ですが、ノートの冊数は増えすぎないほうが便利なので個人的には40枚がベストです。
私はいつもAmazonでこちらのリングノートを購入しています。
切り取り線つきで40枚＆裏移りなしで、１冊約100円で購入できるのでおすすめです。
この３冊セットは人気すぎるのか定期的に売り切れになりますが、しばらくすると入荷されるのでチェックしてみてください。
そのノートに順番にメモしていく
朝出勤したら、まずはノートの新しいページに『日付と曜日』を書きます。
後は、その日のメモを全てそのノートにとります。
ノートは下手に分けると、どこに何を書いたか分からなくなります。
人間は『どこに書いたか』よりも『いつ頃の話だったか』のほうが記憶に残りやすいんです。
たとえば『先輩から先週くらいに教えてもらったことって、どこにメモしたっけ？』となることが多いです。
そのため『メモをするノートはこれ！』と決めて、後はひたすらそのノートにメモするのが１番おすすめの方法です🍄
ノートを分けない方が良い理由
次の理由で、メモ用のノートを複数に分けようと思う方もいらっしゃると思います。
① 窓口・電話対応用
② 先輩から業務について教えてもらうとき
配属先にもよるので一概には言えませんが、新人のときはメモ帳を分けない方が良いと思います。
その理由は、分けたとしても結局は内容が混ざってしまうことが多いからです。
配属当初は、おそらく次のような流れで仕事を覚えていきます。
- 電話に出る
- 内容をメモする
- 分からないため、一度電話を切る
- 分からないことを、先輩に質問する
- 先輩の話をメモする
- メモを元に、電話を折り返す
この場合、電話用のメモ帳を作っていたとしても、結局、先輩から聞いた話もたくさんメモすることになります。
『あの件は、どっちのメモ帳に書いたっけ？』となるだけなので、仕事に慣れるまではメモ帳は１つに絞るのがおすすめです🍄
メモをとるときのポイント
このメモ用ノートについては、綺麗に作ろうとすることはおすすめしません。
というよりも、現実的には綺麗に書くのはとても難しいと思います。
実際は自分が読めればそれでいいので、この段階ではとにかく書くことに集中するのがおすすめです。
汚い字で良いので、素早く正確に書くことを意識しましょう！
色も全て、黒ボールペンで大丈夫です。
余裕があるときは、キリの良いところで適当なタイトルをつけて、そのタイトルを四角で囲むくらいで充分かなと思います。
ちなみに私は、仕事用のボールペンを1本決めていました。
『シャーペン＋３色』の多機能ペンを常に携帯すると、それ１本あれば困ることがないので便利ですよ🍄
大事な内容は、メモから備忘録に進化させる
そして、メモのうち大事な内容は「備忘録」に進化させましょう。
たとえば仕事のやり方など、今後も見直す機会が多い内容は別の形でまとめておくことがおすすめです。
といっても、公務員の仕事は本当に忙しいです。
別のノートにまとめるのは、非効率かつ非現実的かなと思います。
大事なことは、見たいときにその備忘録をすぐに見られる状態にすることです。
そのため、以下の方法での管理をおすすめします🍄
メモ用ノートに付箋を貼っておく
後で整理したいと思う大事なメモについては、ノートの横に付箋を貼ることを習慣化しましょう。
ちなみに、できればその日のうちに備忘録に進化させるのが理想ではあります。
ただ、業務が忙しいとどうしても後回しになってしまいます。
その場合はやむを得ないので、とりあえず付箋を目印として残しておきましょう。
付箋は、破れることがないフィルムタイプのカラー付箋がおすすめです。
職場にある場合は、拝借してください🍄
色は気にしなくてもいいので、メモの横に目印代わりに貼っておくようにしましょう。
「自分だけの書類ファイル」に情報を追記する
そして時間があるときに、大事なメモは「自分だけの書類ファイル」に書き写しましょう。
基本的には「仕事の手引き」など大事なものは全て1冊のファイルに整理していくのがおすすめです。
仕事に関する内容のメモなら、既に関連書類がファイリングされている状態になります。
似たような内容の書類に情報を追記していくのが、１番効率が良い方法です。
ちなみに、忙しい部署ほどその日のうちにこの作業をしたほうが良いです。
半年も経つと「持っている情報量&すぐに出せる情報量」に大きな差が出るからです。
自分自身も楽になるので、汚い字でいいからとにかく『情報は正しい場所に置く』ことを意識するのがおすすめです🍄
罫線入り付箋を利用する
追記するスペースが足りない場合は、罫線入りの付箋を活用するのがおすすめです！
こんな感じの、ノートみたいに線が入っている大きめの付箋のことです。
部署によって備品にないときは、私は自分で購入していました。
それくらい、この付箋は使い勝手が良いです。
関連書類の上にそのまま『追記メモ』として貼ってもいいし、白紙のコピー用紙を追加でファイリングして、そこに貼っていってもOKです。
(白紙のコピー用紙は、コピー機の中から拝借できます)
この付箋は粘着力も強いので、すぐに剥がれる心配もありません。
また正方形の付箋と比べると、書ける内容がかなり多いのでとても便利です。
基本的に『業務のマニュアル関係』の書類については、紙で管理するのがおすすめです。
別の記事でも書きましたが、業務に関することは窓口で質問されることも多いからです。
先輩から聞いた話を、毎回パソコンでまとめて印刷して綺麗に整理できれば理想かとは思いますが、到底時間が足りなくなります。
公務員の職場は、書類も情報も想像以上に多いです。
- 書類を、１冊のファイルにまとめて綴じておく
- 似たような情報の書類に、メモを追記していく
- 似たような情報の書類に、付箋で情報を追加する
基本的にはこの方法でメモを整理するのが、１番簡単なのでおすすめです🍄
パソコンにデータとして管理していく
次の書類は、パソコンで整理するのがおすすめです。
- 業務の進捗状況に関すること
- データとしても管理したい情報
特に進捗状況については日々更新されていくものなので、基本的にはパソコンで管理するほうが便利です。
パソコンでメモを管理する方法については、こちらの記事に詳しくまとめています！
合わせて参考にしてください。
ちなみに業務メモのデータ化は全てできれば理想ですが、それには結構な時間がかかります。
データで簡易マニュアルのようなものを残しておくと、後任の方からはかなり感謝されるかと思います。
ただ、忙しい部署ではそこまでしてられません。笑
基本的には、自分の利益を最大限に追求しましょう🍄
よほど余裕のある部署に配属されない限りは、
- 「自分だけの書類ファイル」に追記する
- データのほうが自分にとって利益があるメモだけ、データ化する
がおすすめです。
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まとめ【コツは、保管場所を最小限に絞ること】
自分だけの書類ファイルは、最初のうちは１冊に絞りましょう。
窓口で突然呼ばれたり、急に会議が入ったときに『とりあえずこのファイルを持っていけば大丈夫』という状態をつくるほうが、効率的に業務を進めることができるからです。
メモ帳も１冊に絞って、どんどんメモしていきましょう。
そして自分だけの書類ファイルに、仕事をしながら得た知識をどんどん追記して、最終的には自分だけの便利ファイルを作ることを目指しましょう🍄
パソコンで自分用のマニュアルをまとめた場合は、頻繁に確認している内容はプリントアウトして『自分だけの書類ファイル』に追加するのがおすすめです。
その理由は、毎回データを起動している時間が勿体ないからです。
公務員の仕事は、想像以上に忙しいです。
何をするにしても『時間的なコスパ』を意識することが大切です。
それは自治体のためにもなるし、なにより自分自身のためになります🍄
といっても、１年目の方『早く仕事を覚えよう！』と意気込む必要はないかと思います。
急いでも頭に入る量は大して変わらないと思うので、1つ1つを少しずつ正確におぼえていけば大丈夫です。
また、こちらの記事のリクエストを送ってくださった方、ありがとうございました^^
慣れるまでは大変だと思いますが、陰ながら応援しています🍄
１年目のときに読んでおくと役に立つ本は、こちらの記事を参考にしてください！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
他にも色々な記事を書いているので、合わせて読んでいただけると嬉しいです。
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