新しく公務員になった方に向けて、パソコンのデータを綺麗に管理する方法についてまとめています！
この記事では、次の３つのステップで解説しています。
① ファイル名のつけ方
② 最初に作成するべき『３つのフォルダ』
③ 自分用マニュアルの作り方！
データの管理方法はきちんと決めておかないと、気付いた頃にはデスクトップ画面が大量のファイルで埋め尽くされてしまいます。
どの部署でも使える簡単な方法なので、ぜひ参考にしてください♪
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ファイル名のつけ方を統一する！
まずは、データを管理しやすいように
① フォルダ名
② ファイル名
のつけ方を統一しましょう！
フォルダ名のつけ方！
★ フォルダ名の先頭には、必ず『数字』をつける！
たとえば、次のような感じです。
・01_〇〇さん
・02_〇〇社
・03_〇〇の案件
こうしておくと、フォルダが自動的に順番にならびます。
業務効率をあげるためにも、全てのフォルダの先頭には数字をつける！と覚えておきましょう！
ファイル名のつけ方！
★ フォルダ名の先頭には、必ず『日付』をつける！
2023年4月1日に相談があった場合は「20230401」とファイル名の先頭に入れておきます。
次のようなイメージです。
・20230401_〇〇について
・20230403_〇〇について
・20230405_〇〇について
こうしておくと、全てのファイルが自動的に日付順でならびます！
ちなみにこの方法は、公務員の職場でもよく使われています。
配属先にかかわらず、ファイル名は日付順に並ぶようにするのが１番使いやすいです。
人は誰でも『どこに保存したか』よりも『いつ頃の話だったか』のほうが、記憶に残りやすいからです。
もし同じ案件で複数回対応する場合は、新しいファイルをつくるのではなくて、既にあるファイルに追記していきましょう。
フォルダは数字、ファイルは日付だよ！
ファイル名に「●」をつけると上に表示される
ファイル名の先頭に黒丸「●」をつけると、フォルダの１番上に表示させることができます！
これも、公務員の職場ではよく使われる方法です。
たとえば、
●決定稿_〇〇の様式
などのように、大事な書類はこの方法を使って、フォルダの１番上に表示させている人が多いです。
外部の自治体からメールが送られてくるときも、上のようなタイトルで送付されてくることがありました。
自治体ではよく使われている方法なので、覚えておいて損はないかなと思います！
デスクトップ画面には３つだけファイルを設置する！
ファイル名のつけ方は、覚えられましたか？🍄
次は、デスクトップ画面に次の３つのファイルを設置しましょう！
① 自分の名前フォルダ
② ショートカット集フォルダ
③ 業務マニュアル（Excel）
この３つは、引き出しとして使います！
これから先、全てのデータはこの３つのどれかに格納します。
これは『デスクトップ画面がファイルで埋め尽くされる』ということを防ぐためです。
デスクトップ画面の完成形は、こんなイメージになります！
同じように、自分のパソコン画面に作成してみてください。
ではこれから、３つのファイルの使い方について解説していきます！
自分の名前フォルダの使い方！
・01_スキャン一時保存フォルダ
・02_各種様式（申請書・起案の見本など）
・03_送付状
・04_窓口・電話対応の記録
・05_作成済みのデータ
まずは『自分の名前フォルダ』の中に、新しく上のフォルダを作成しておきましょう！
完成形は、このようなイメージになります！
フォルダの中は空っぽで良いので、同じように５つのフォルダを作成してみてください。
そしてこの５つのフォルダに分類できないものは、フォルダ直下に日付順で保存していきましょう。
ちなみに、
・04_窓口・電話対応の記録
・05_作成済みのデータ
のフォルダの中にデータを保存するときも、次の画像のように必ずファイル名は日付から入力するようにしてくださいね。
フォルダの数はこれ以上増やさずに、日付順で縦にずらっとファイルが並ぶように整理するのがポイントです。
そのほうが「フォルダ内検索」が使えるので、絶対に便利なんです！
また、公務員の職場では回覧資料がたくさん回ってきます。
印刷するほどでもないけれど、手元には残しておきたいな～
いう書類があった場合は、スキャンしてPDFデータとして保存しておきましょう。
PDFタイトルは『20230507_ゴミ捨ての回覧』など、内容が分かるタイトルを自分でつけましょう🍄
ショートカット集フォルダの使い方！
★ 意外と盲点なのが『ショートカット集』！
このフォルダは、ショートカットだけを全て保存するためのフォルダです！
まずは『ショートカット集フォルダ』の中に、新しく２つのフォルダを作成しておきましょう。
・01_規定関係
・02_予算関係
「各種規定」と「予算」のショートカットは数が多いので、この２つだけは別フォルダに格納しておくことがおすすめです。
他にも配属部署によって、特定のショートカットが多くなる場合はフォルダを作成しておきましょう。
残りのショートカットは、全てフォルダ直下に保存します。
完成形は、このようなイメージになります！
先輩から仕事を教えてもらうときに、
このファイルに入力してね～
などと言われたら、その場でショートカットを作成します！
そして作成したショートカットは、全てこの『ショートカット集』フォルダに入れておきましょう。
１つのフォルダにショートカットを集めることで、目的のファイルを早く見つけることができます！
業務マニュアルの使い方！
自分用の仕事マニュアルは、１つのExcelファイルに集めて管理するのがおすすめです！
ポイントは次の２つです！
① 最初のSheetは『タスク管理表』として使う
② １Sheet＝１マニュアルとして作成する
まずは１番最初のSheetに、次の画像ようなタスク管理表をつくりましょう！。
画像を真似して、同じように作ってみてください！
人間は絶対に忘れる生き物なので、自分の抱えている業務は常に可視化することが大切です。
各月に締め切り日を手入力しておくと、さらに安心です♪
終わった業務は、セルを赤色に着色していきましょう！
シンプルな表ですが、これで今月やらないといけない業務は簡単に把握することができます！
この１枚目のSheetに『やることリスト』と名前をつけます。
そして２枚目以降には、１つの業務ごとに自分用のメモを残していきましょう。
ちなみに業務マニュアルにExcelを使うのは、スクショを簡単に貼り付けして整理することができるからです。
特に業務上システム操作を覚える必要がある方は、スクショを撮って、それをExcel ファイルに保存しておくのがおすすめです。
時間がないときは、とにかくスクショを取って、新しいシートに貼り付けしておくのがおすすめです🍄
パソコンでのデータ管理がおすすめの内容は？
- 関連書類がない業務に関するメモ
- 窓口対応・電話対応などの進捗状況
この２点は、データとして管理するのがおすすめです。
業務に関するメモは、基本的には「関連書類へ追記する」のが１番楽だと思います。
ただ関連書類がない場合もあるので、そのときは自分で簡単につくりましょう。
また電話対応などの業務の進捗状況は、日々データを追加して管理していく必要があります。
この場合は、紙よりもパソコンでメモを更新していくほうが便利かと思います🍄
まとめ【ファイル名と保存先が１番大事！】
私のブログで紹介している方法は、どれもとても簡単です！
共通しているのは、時間的なコスパを１番重視していることです。
『紙の書類の整理方法』や『クレーム対応術』なども、時間的なコスパを優先した方法をおすすめしているので、よければ合わせて参考にしてください♪
公務員の仕事は、本当に忙しいです。
私が配属された部署は、とにかく時間が足りない部署ばかりでした。
みなさんも何をするにしても、時間的なコスパを最大限に優先するのがおすすめです。
あくまでも自分自身のために、効率の良い方法を１つ１つ固めてみてください🍄
また、パソコンでのメモ管理は「ここを検索すれば大丈夫」という状態を作るのが望ましいです。
「どのファイルだったっけ？」となってしまうと意味がないので、無闇にフォルダを分けたり、タイトルを適当につけたりすることは避けるようにしましょう。
内容は自分が分かるなら、殴り書きでも良いので、
- 後から見つけることができるファイル名をつける
- 正しい場所に保管する
ことが１番大事です。
半年くらい経てば、業務の流れも少し見えてくるかと思います。
データの場所を分かる状態にしておけば、後で自分のフォルダを使いやすいように作り変えるときにも便利ですよ！
メモの取り方やおすすめの書類管理術については、次の記事にまとめています🍄
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
他の関連記事についても、合わせて読んでいただけると嬉しいです。
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