この記事では、紙の書類の整理方法に困っている公務員１年目の方に向けておすすめのファイリング方法をまとめています。
ご紹介している管理術のポイントは次のとおりです！
◆ とても簡単！
◆ コスパが良い！
◆ どの部署でも使える方法！
公務員の職場では、紙の書類がとても多いです。
配属先の業務についてまだ把握できていない方は、ぜひこの方法で整理してみてください。
ちなみに、あくまでも『自分の参考資料』の管理方法になります。
起案文書や公文書などの課内で共有している書類については、配属先の先輩方の指示に従って管理してくださいね。
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公務員は『紙』の書類がとても多い！
自治体職員として働き始めると、紙の書類が想像以上に多いことに驚くかもしれません。
◆ 業務の手引き
◆ 業務で使う参考資料
◆ 定例会議の資料
など、毎日たくさんの紙ベースの書類を扱うことになります。
そのため早い段階で管理方法を決めて、書類を整理しながら日々の仕事をすすめなくてはいけません。
にもかかわらず『書類の管理方法』を教えてくれる先輩は、意外と少ないと思います。
書類は自分自身が管理しやすい方法で整理していくものなので、あえて自己流のやり方を後輩に伝授しないのかもしれませんね。
しかし『書類の管理』をなにも意識していないと、数か月後には机の上が大変なことになってしまいます🍄
しつこいですが、公務員は本当に想像以上に『紙』の書類が多いんです。
自分だけの書類であったとしても、
◎ とりあえず、引き出しに入れる。
◎ とりあえず、クリアファイルに入れる。
などの管理方法は、絶対に辞めておきましょう！笑
また配属先の大まかな業務を理解するまで、書類をどう分類して整理すれば良いかを判断することは難しいかと思います。
先輩にズバリと聞いてみたり、周りの先輩の書類の管理方法を盗むのも良いと思います。
しかし、配属されてから最初の数か月間は覚えることが山積みです。
そのため公務員１年目の方は、とりあえずこの管理方法を参考にしてみてください🍄
『紙』で書類を管理する理由について！
最初に『紙』の書類を管理するメリットについて理解しておきましょう！
書類の管理方法は、次の２つのパターンがあります。
◆『紙』で保管する
◆『データ化』して保管する
例えばもともと紙の書類であったとしても、スキャンしてＰＤＦファイルに変換すれば、パソコンにデータとして保存することができます。
データとして書類を管理する方が、なんとなく便利そうですよね？
場所もとらないですし、検索してすぐデータを参照することができます。
しかし、自治体職員として働く場合『全ての書類をデータで管理する』ということは、現実的には難しいかと思います。
公務員の仕事は、
- 『紙』で手元に持っておく資料
- 『データ』としてパソコンに保管しておく資料
を見極めて管理することが必要になります。
自治体職員が『紙』で書類を管理することが避けられない理由は、次の３点です。
窓口対応で手持ち資料とするため
まずは、窓口対応が必要な部署に配属された場合です。
ほとんどの自治体では、自分のパソコンを持った状態で窓口対応することはできません。
例えば窓口で質問されることが１点だけであれば、一度自席に戻って、パソコンで調べて回答するということもできるかと思います。
しかし現実的には、たった１個の質問をするためだけに自治体に足を運ぶ人は少ないです。
窓口が設置されている部署であれば『相談したいことがある』と、地域の方や外部の方が突然いらっしゃることもあるでしょう。
そのときに『質問されるたびに自席に戻る』ということは、なかなか難しいと思います。
そのため、何かあったときにいつでも応対できるように『最低限の手持ち資料』は紙で管理する必要があるんです。
作り方はこの後で説明しますが『自分だけの書類ファイル』を１冊作成し、何かあったときに『とりあえずこのファイルだけは持っていく』という状態をつくっておけば、安心ですよ🍄
会議に持参するため
そして公務員は、内部の会議もとても多いです。
いわゆる『課内会議』や『係会議』を毎月開催している部署もたくさんあるかと思います。
そのときも窓口対応と同じで、自分のパソコンを持った状態で会議に出席することはおそらくできません。
会議中に、
『あの件はどうなった？』
『あの件はどう対応する？』
などと話が展開したときに『手持ち資料がないので、今は分かりません！』と答えるわけにもいきません。笑
そのため『業務で頻繁に参照する資料』については、紙ベースで管理しておくのが望ましいかと思います🍄
仕事のスピードを上げるため
３つ目は「自分のため」です！
- 『紙』で文書を確認する
- 『データ』で文書を確認する
この２つを比較したときに、どちらが速いと思いますか？
確認したい文書がどこにあるかさえ分かれば、実は『紙』のほうが素早く内容を確認することができるんです🍄
特に、文書が長い場合は圧倒的に『紙』の勝利です！笑
パソコン上のデータの場合は、
- キーワードで検索
- スクロールする
という作業時間が必要になります。
紙の場合は、該当箇所にマーカーを引くなど目印をつけることもできますね。
他にも、
◎ パソコンを使って文書を作成するときは『紙』の参考資料が手元にあると便利
◎ 上司から指摘されたときに『紙』の資料だとすぐに差し出せる
というメリットもあります。
効率的に業務をすすめるためには、ある程度の資料は『紙』で手元に置いておくほうが良いと思います🍄
ちなみに、年に数回しか見ない資料などはデータで管理しましょう。
書類の具体的な管理方法について！
これまでのお話で『紙』で書類を管理することの必要性については、ご理解いただけたでしょうか。
では、具体的な書類の整理方法についてお伝えしていきます！
おすすめの方法は『自分だけの書類ファイル』を１冊つくることです🍄
大事なのは『とりあえず１冊だけ』つくることです。
その理由は、担当業務についてある程度の経験を積まないと『書類の分類方法』を判断することができないからです。
下手に何冊も分類してファイルを分けてしまうと『どこに何があるか分からない』」という状態に陥ってしまいます。
公務員１年目の方は、まずは以下の手順に従って１冊だけ自分だけのファイルを作成してみてください。
作り方はとっても簡単で時間もかからないので、ぜひお試しください🍄
最初に準備するもの
必要なのは次の３つだけです！
- ファイル（Ａ４フラットファイル）
- 付箋 （フィルムタイプ）
- サインペン（※ボールペンではなく名前ペンのことです）
ファイルについては、Ａ４サイズのフラットファイルで十分です。
できるだけ、幅が太いファイルを使うようにしてください。
職場に備品として置いてある場合は、拝借しましょう🍄
ちなみに、リングファイルはおすすめしません。
使ってみると分かりますが、リングファイルは開けた穴がすぐに破れてしまうんです。
また、付箋は紙ではなくフィルムタイプ（ナイロンタイプ）の付箋をご準備ください。
付箋はインデックス代わりとして使いますので、これくらいの太さがちょうど良いかと思います🍄
ちなみに、本物のインデックスはおすすめしません。
理由は『付箋の方が楽だから』です🍄
インデックスは付箋とは違って、お手軽に張り直しができないんです。
後で使う頻度に合わせて書類の順番を変えることもあると思うので、付箋の方が使いやすくておすすめです。
また実際にやると分かりますが、付箋のほうがより早く貼れます。
公務員の仕事は、部署によったら本当に時間が足りません。
配属先に窓口業務がある場合は、ほんと毎日戦争かもしれませんよ。笑
何をするにしても『時間的なコスパの良さ』を意識するのが良いかと思います🍄
『自分だけの書類ファイル』の作り方
作り方は簡単です！
- もらった書類は全てそのファイルにファイリングする！
- 書類をファイリングするときには、書類の右端に必ず付箋でインデックスをつける！
これだけです🍄
書類１枚につき付箋（インデックス代わり）を１枚書類の右側に貼って、ファイリングしてください。
そのときにその書類の『タイトル』を自分で考えて、サインペンで付箋のカラー部分に書いておきましょう。
付箋は後で張り替えることもできるので、タイトルは『書類をファイリングする日』に必ず何かしら書くようにしてください。
- ◆◆法
- ◆◆の日程
- ◆◆の手順
など書類の内容を自分自身が思い出すことができれば、それで充分です🍄
またファイリングするときは、書類の順番を細かく気にしなくても大丈夫です。
書類整理に時間を使ってしまっては、本末転倒だからです。
そのため、付箋の色も深く気にするのは辞めておくのが無難かと思います。
付箋に書かれた『タイトル』を見て、必要な書類が分かればそれで充分です🍄
◎ 基本的には、新しい書類を上に綴じていく
◎ 似たような内容の書類は、固めておく
◎ よく使う書類は、前に持ってくる
くらいを意識して、どんどんファイルしていきましょう。
そして担当業務を頑張ってこなしていきましょう👍️
ファイルが満杯になったらどうする？
そして、数ヶ月経つと書類が増えてきます。
書類を分類するのは、そのときです🍄
１冊目のファイルが満杯になったとき、すぐにファイルの２冊目を作らないように気を付けてください。
この時点で、公務員になったばかりのときと比べると、ある程度は担当業務について知識がついているかと思います。
そのため以下の手順で、１冊目のファイルを整理することをおすすめします。
① 使っていない書類を抜き出す
１冊目のファイルには、
- 使うかどうか分からなかったため、とりあえずファイリングした書類
- 今まで一度も参照していない書類
- 今後使うことがない書類
が混ざっていると思います。
不要な書類は、このタイミングで廃棄してしまいましょう🍄
そして『もしかしたら使うかもしれない』という書類は、スキャンしてデータとしてパソコンに保管しておくことをおすすめします。
② 別ファイルで管理するべき書類を抜き出す
- 定期的な会議の資料
- １つの内容として、まとまっている資料
- 既に完結している資料
などある程度の分量があって、別ファイルを作った方が参照しやすい資料については別ファイルに分けましょう🍄
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まとめ
以上が、自分自身の参考資料の管理方法です🍄
大事なのは『参照したい資料がどこにあるかが分かること』です。
見つけられない資料は、ないも同然です。笑
そのため『インデックス変わりにした付箋にタイトルを書く』ことは、絶対に省略しないようにしましょう。
ちなみに研修資料については、最初から別ファイルをつくっておくほうが良いかと思います。
自治体職員の場合、おそらく研修資料を業務で頻繁に参考にすることはないと思われるからです。笑
- 文書事務の手引き（起案の作り方など）
- システムのマニュアル
- 庁舎案内図
など使えそうなものだけを『自分だけのファイル』に移しておけばOKかと思います。
また、この記事で紹介した管理方法はとても簡単です。
最初に書きましたが、時間的なコスパがめちゃくちゃ良いです🍄
その割に、慣れてくると必要な資料をすぐに見つけることができるようになります。
そして今後、自分に合った別の整理方法が見つかればすぐにそちらにシフトすることもできます🍄
（付箋を頼りに書類を分類することができるからです！)
参考になれば幸いです。
メモの取り方やパソコンデータの整理方法については、以下の記事を参考にしてください！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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